Pasarse a la VoIP tiene innumerables ventajas, sobre todo de cara a un futuro en el que el teletrabajo va a ser, quizás, la modalidad más extendida en todas las oficinas. Las diferentes soluciones de VoIP nos dan la libertad de no tener nuestro negocio contenido en las cuatro paredes del local. Los empleados, con una simple conexión a Internet, pueden hacer y recibir llamadas – y mucho más -, como si estuvieran sentados en la mesa de trabajo. Además, esto permite reducir de manera sustancial los costes asociados a los servicios de telecomunicaciones en las empresas.
Pero no todas las soluciones VoIP son iguales, y según nuestras necesidades puede que sea suficiente con una sencilla y gratuita o que necesitemos alguna que otra función extra que sólo está en los proveedores que tienen propuestas más profesionales.
Profesional vs usuario, la primera diferencia
La etiqueta Voz IP la llevan muchos servicios. Y es que cualquier sistema de mensajería actual como puede ser WhatsApp, Skype o Facebook Messenger, tiene un icono que nos permite lanzar una llamada o videoconferencia con cualquiera de nuestros contactos. ¿Es esto tecnología VoIP? Por supuesto, pero distan mucho de ser una solución VoIP sobre la que se pueda montar una actividad empresarial o comercial.
Todas estas plataformas son útiles para estar en contacto con los amigos y familiares, pero una empresa necesita cosas como menús de voz, números virtuales, desvío de llamadas, extensiones, grabaciones, estadísticas, llamada en espera, integración con el CRM y un largo etcétera de funciones que sí tienen las soluciones VoIP enfocadas al mundo profesional.
Soluciones VoIP de “marca” vs Open Source
Y es que la primera tentación puede ser acercarnos a las ofertas que hay de software libre que hay para montar un sistema de comunicaciones VoIP. Uno de sus grandes exponentes es Asterisk y, es cierto que se trata de un software cuya licencia no cuesta ni un euro. Podemos descargarnos el software necesario que además cuenta con FreePBX para montarnos, también, nuestra propia centralita virtual.
Pero, y es uno muy grande, puede ser que tengamos los “ingredientes” gratis, pero necesitamos un “cocinero”, es decir, un desarrollador, ingeniero o técnico que nos lo monte e integre en la empresa, y eso no es gratis además de llevar un tiempo que haría bastante menos interesante esa opción.
Es por ello que, para la inmensa mayoría de las pequeñas y medianas empresas, la mejor solución VoIP es buscar una que esté lista para ser utilizada. Lo que se suele llamar, soluciones “llave en mano”. Pero aún ahí, hay diferencias.
Soluciones VoIP “llave en mano” vs gestionadas
Las soluciones VoIP comerciales son todas aquellas que ofrecen diferentes empresas, ya sean basadas en un proyecto open source o desarrolladas de manera independiente. Eso no quiere decir que todas ellas sean de pago. Casos como el de Zadarma, con tecnología basada en la nube, nos permiten montar, sin coste alguno y sin necesidad de instalar software o pagar licencias, una centralita virtual en minutos, establecer una serie de extensiones, conectarlo con un CRM y dejarlo todo listo para empezar a realizar y recibir llamadas – aunque para esto último habría que activar un número virtual -. Es también ejemplo de solución pensada para ser montada por el usuario, sin conocimientos técnicos, y que se puede tener activa en un momento.
Una solución VoIP gestionada requiere de la ayuda de un técnico de la empresa en cuestión que será el que nos haga toda la instalación y configuración de servicios, como hace por ejemplo ID Group o MasIP. Estas siempre son de pago, ya que estamos contratando un servicio integral, ya que es cierto que pese que en el primer caso tenemos soporte técnico, al fin y al cabo, el trabajo lo tenemos que hacer nosotros. En esta segunda opción, nos podemos olvidar de todo y sólo esperar a que nos digan que está funcionando.
¿Merece la pena pagar por una solución VoIP gestionada?
Es la pregunta final que hay que hacerse. Todo depende de la dimensión del proyecto, el presupuesto y el tamaño de la empresa. Para la inmensa mayoría, no es necesario contar con un desarrollo ad hoc, con personal dedicado, es por ello que las soluciones VoIP basadas en la nube, es decir, aquellas que nos permiten darnos de alta en un servicio y contar ya con todas las funcionalidades a través de softphone (ya sea en un PC o en un smartphone) es más que suficiente y, por otra parte, infinitamente más económico.