En un entorno complicado, la primera de las medidas que toma cualquier empresa, y una de pequeño y mediano tamaño, es revisar su estructura de costes. Y en un mundo como el actual, no pueden prescindir de un sistema de comunicaciones que, en algunos casos, les está costando mucho más de lo que podrían estar pensando.
Mantener un sistema de telefonía tradicional para sostener el día a día de un negocio es, en la actualidad, uno de los primeros costes que debería eliminarse. En realidad, lo único realmente necesario es contar con una conexión a Internet que nos de un buen ancho de banda. El número fijo y hasta los contratos para los móviles de los empleados son costes que es posible eliminar si se opta por una solución de telefonía IP.
¿Qué podemos dejar de pagar si pasamos a la telefonía IP?
En primer lugar, es innecesario contar con un número de teléfono si tenemos uno virtual que nos cuesta menos de un euro al día. Además, no tendrá ningún coste oculto o asociado como el cobro por un buzón de voz o supuestos “seguros” contra llamadas fraudulentas y cosas parecidas – que en realidad no sirven para mucho -.
Este número virtual, además, estará conectado a una centralita virtual que elimina la necesidad de pagar por este servicio y por los que lleva asociado ya que podremos contar con extensiones, desvíos, menú de voz, grabación de llamadas, y un largo etcétera de servicios que cualquier operador de telefonía tradicional suele cobrar.
Además, en el caso de necesidad, si nuestros empleados cuentan con un móvil o PC con conexión a Internet, sólo tendremos que compensarles por el uso de su tarifa de datos, dado que todas las llamadas, tanto entrantes como salientes, pueden ser atendidas tanto desde sus ordenadores como desde los teléfonos. Y tendremos un control absoluto tanto de las llamadas recibidas como realizadas a través de ese número, para detectar un posible mal uso de los recursos de la empresa para tareas personales.
¿Qué ganamos sin tener que pagar ni un euro más?
Volvemos a insistir que sólo necesitamos que los empleados, dentro o fuera de la oficina, estén conectados a una conexión de Internet. Ese es el único requisito imprescindible y, consecuentemente, un gasto que no se puede eliminar si optamos por una solución de telefonía IP para una PYME.
Ahora bien, con una línea convencional no tendremos nunca servicios como el de la posibilidad de atender una llamada que llega al teléfono de la oficina desde cualquier sitio, si no es desviando el número fijo a un móvil con el coste extra que esto conlleva. Tampoco podremos establecer tantas extensiones como necesitemos, reducirlas o ampliarlas según el momento o necesidad, en apenas unos minutos.
No podemos conectar, nunca, el teléfono de nuestra empresa con un simple botón en la página web que, gracias a la tecnología WebRTC, utilice el micrófono y los altavoces del ordenador para que el usuario, sin hacer nada, nos contacte. O que nos llegue una petición de hacerle una llamada que puede contestar un agente con solo hacer un click en su ordenador.
Tampoco es posible contar con un detallado informe de las llamadas, su duración, y a través de la conexión con un CRM, de las veces que hemos contactado con esa persona y las ventas, incidencias o consultas resueltas anteriormente.
En definitiva, no solo nos ahorramos un importante coste, sino que obtenemos gratis numerosos servicios que nos pueden impulsar las ventas y el negocio de una manera que no puede hacerse desde un simple número de teléfono fijo de una línea convencional.