La comunicación es una herramienta esencial para el cualquier negocio. Pero no a cualquier precio. En una época en la que prima la operatividad y, sobre todo, el ahorro, cualquier empresa o profesional que aún siga utilizando una centralita “clásica” está soportando unos costes totalmente innecesarios además de unos inconvenientes que podría eliminar sólo con pasar todas sus comunicaciones a la telefonía IP.
Lo cierto es que lo único estrictamente necesario para poder contar con servicios de telefonía profesionales y de alto nivel es una conexión a internet, preferiblemente de fibra óptica, junto con los contratos de telefonía móvil para llevar la oficina en el bolsillo. Todo lo demás, como veremos a continuación, no es necesario si pasamos las comunicaciones de la empresa a una centralita virtual.
No hace falta pagar el “fijo”
Es quizás el mayor miedo de cualquier negocio. Perder ese preciado número que suena en la oficina. Pero es que es lo primero que podemos descartar gracias a la existencia de los números fijos virtuales. Con un coste que suele ser de apenas dos euros al mes, no sólo podemos recibir las llamadas como con uno fijo tradicional, es que podemos tener todos los que queramos conectados a nuestra centralita. De esta manera, podemos dar un número que para los clientes será de coste local en cualquier país del mundo, y recibirlos todos como una llamada más.
Además, estos números virtuales son transparentes y no esconden servicios como los de seguridad anti fraude o buzón de voz, que mágicamente se activan y nos los cobran sin que nadie lo solicite. Y realmente, los primeros no sirven para mucho y los segundos, son otro coste que nos puede salir gratis en el mundo de la telefonía digital, y con acceso desde cualquier dispositivo – no sólo desde el que está asociado al número -.
Los servicios de centralita virtual sin coste alguno
Una vez tenemos el teléfono al que nos pueden llamar los clientes, cualquier empresa necesita extensiones, desvío de llamadas, menú de voz, grabación, etc. Habitualmente, una centralita clásica era como un puzzle al que se le iban sumando piezas y cada una costaba, no sólo un tiempo de integración, sino un coste añadido.
En el caso de las centralitas virtuales, lo llevan todo de serie. En apenas unos minutos podemos tener configuradas las extensiones para cada uno de los usuarios, contar con un menú de voz para desviar las llamadas al agente adecuado, no sólo un buzón de voz para cuando no nos pueden llamar, sino también grabación de las propias llamadas, y así un largo etcétera.
Servicios que no tiene una centralita tradicional, también gratis
Y esto si que es diferencial. Una centralita tradicional no puede atender una llamada al fijo desde otro dispositivo, si no hay un desvío – y entonces, pagamos por esa llamada entre los teléfonos -. Una virtual permite que el agente esté en cualquier parte del mundo, sólo necesita una conexión a Internet para recibir cualquier comunicación.
Es más, podemos poner el teléfono en cualquier sitio, como en la página web. Una centralita virtual permite, gracias a tecnologías como la WebRTC, poner un botón en un site y que cualquiera que visite la página sólo tenga que pulsarlo para hablar con un agente o, por otra parte, hacer una petición para recibir una llamada.
Por otra parte, la flexibilidad de una centralita virtual choca contra la inmovilidad de una tradicional. En una virtual se pueden crear, eliminar o modificar tantas veces como se quieran las extensiones y prácticamente en tiempo real. El proceso en una tradicional conlleva llamadas al proveedor, visitas del técnico, etc.
No podemos olvidar que una centralita virtual abre todo un amplio y vasto apartado de analítica de las llamadas, tanto por la información de quién nos llama, cuándo, cuánto tiempo, etc. como por la posibilidad de utilizar tecnologías como las de reconocimiento de voz y transcripción que permiten conocer y analizar hasta el último detalle de lo que nos digan los clientes y del servicio y contestaciones que están dando los empleados. Además, abre posibilidades como las de las contrataciones legales por teléfono al guardar una copia exacta de lo que se dice. Con suerte, de una centralita tradicional nos llegará un listado de llamadas… en la factura mensual.
Sin olvidarnos de que, si no lo tienes, puedes acceder a la integración con un CRM y llevar a un nuevo nivel la gestión de clientes, incidencias, ventas y leads.
Una centralita virtual no necesita “técnicos”
Es otra de las grandes ventajas, las plataformas de telefonía IP están diseñadas para ser auto-instalables. Si bien alguna función algo más compleja como la integración mediante API con un CRM puede suponer algo más de trabajo, todo lo que es la configuración de extensiones, teléfonos, menús y demás elementos es tremendamente sencillo e intuitivo.
Y por si fuera poco, ya hay algunas como la de Zadarma, que nos ofrecen un editor visual. A modo de tablero, sólo hay que arrastrar cada una de las piezas del sistema de la centralita y en apenas unos minutos podemos tener configurado todo el flujo de comunicación de la empresa. De la misma forma, es posible adaptarlo en cualquier momento tanto a una situación, como de manera diferente para cada número que esté conectado a la misma.
En resumen, una centralita virtual y prácticamente todas sus herramientas son gratuitas, mientras que una tradicional lleva numerosos costes asociados. Es más versátil, ya que sólo hace falta un dispositivo conectado a Internet para disfrutar de todas sus funciones y no estar anclados a la telefonía fija. No sólo mejora los servicios que da una “clásica”, es que ofrece otros como los de analítica de voz o de integración con la página web que son inalcanzables para las otras. Y además, es fácil de utilizar pero también pensada para ser tremendamente sencilla de configurar.