El salto a la telefonía IP es ya imprescindible para cualquier empresa que quiere ser competitiva en una economía cada vez más digital. Esta tecnología ofrece numerosas ventajas que no están presentes en la telefonía tradicional con una tremenda reducción de los costes de las comunicaciones. Ahora bien, la oferta de proveedores es muy amplia y variada ¿cómo acertar con la más conveniente? Intentaremos dar un poco de luz para quien se enfrenta por primera vez, o quien valora cambiar de proveedor, para detectar la mejor oferta de telefonía VoIP, la que ofrece más prestaciones por el precio que se cobra.
¿Cuál sería la opción a comparar con las demás?
Es cierto que al ver una lista de funciones que se incluyen en las centralitas virtuales, en lo esencial, las similitudes son muchas entre ellas. Ahora bien, la gran diferencia aparece en cómo se ofrecen o a qué precio. Y ahí, sí que hay algunas que destacan especialmente como Zadarma.
Y es que esta es la única que ofrece una centralita virtual gratis. A coste cero real, se pueden usar todas las funciones de su servicio desde el primer minuto sin pagar ni un euro. Y esto es algo único, que no tiene ninguna de las otras que se pueden encontrar en el mercado. Es por tanto la opción, especialmente, para los que quieren probar qué es esto de la telefonía IP sin arriesgarse con la inversión… y probablemente la que no dejarán porque tras darnos de alta, podemos montar un completo sistema de telefonía con hasta 30 extensiones e integración sencilla con los principales CRM del mercado (o utilizar el que ofrecen ellos, que tampoco tiene ningún coste) para la gestión de clientes y equipos.
La lista de funciones de la PBX, como también se denomina a la centralita virtual, es larga dentro de Zadarma. Como decimos, no son únicas en el mercado, pero sí que es el único proveedor en el que no hay que pagar nada para utilizarlas desde el principio:
- Respuesta de voz interactiva (IVR)
- Reenvío condicional e incondicional de llamadas
- Desvío de llamadas (transfer)
- Saludo automático de voz
- Grabación de conversaciones
- Conexión de líneas alternativas
- Reconocimiento, analítica y transcripción de voz
- Estadísticas de llamadas
- Interfaz API para integrarla con otros servicios de CRM
- CRM gratis incluido y configurado
- Correo de voz
- Notificaciones de llamadas perdidas mediante mensaje
- Contestador automático en base a calendario (autocalendario)
- Asistente de oficina para el número del llamante
- Estado en espera para segunda llamada si la línea está ocupada
- Selección de la música en espera
- Recepción automática de faxes
- Videoconferencia
- Botones para llamadas desde la web (Click to call) y para solicitar llamadas (Call to me)
Aunque todo esto sea gratis, no quiere decir que no tenga opciones que no se pueden encontrar en otras propuestas. Por ejemplo, la transcripción de llamadas de voz a texto, la analítica avanzada de estas, el editor visual para la configuración de los escenarios de llamadas de forma sencilla o la función de Call Whispering en la que se puede dar el rol de supervisor a cualquier agente y que pueda escuchar, hablar a otro compañero sin que le escuche el cliente o participar en la llamada si se lo requieren.
Tantas cosas gratis, seguro que ha hecho que muchos os preguntéis “¿dónde está el negocio de Zadarma?” Las opciones de pago, que por su parte son también las más competitivas del mercado porque van de 18 hasta 36 euros al mes, están para ampliar todos los servicios que ofrece como el número de extensiones, los números virtuales asociados, etc. mediante tarifas con un saldo para llamadas saliente. Podemos tener hasta 4000 minutos de llamadas salientes, 5 números virtuales y hasta 100 extensiones de la centralita, permite a cualquier empresa probar sus servicios sin problemas ni miedos ante una inversión que les descuadre el presupuesto porque, además, no tienen compromiso de permanencia. Te das de alta y de baja cuando quieras.
¿Qué alternativas podrían ser similares a Zadarma?
Lo cierto es que, en el mercado, empresas que ofrezcan un servicio de centralita virtual gratuita y completamente funcional desde el primer momento, no hay ninguna. Todas tienen algún coste que las hacen menos interesantes que Zadarma.
Aun así hay algunas que pueden ser destacables.
- Netelip:
- Sin prueba gratuita
- Coste de llamadas salientes: hasta 2,9 cént./min
- No tiene CRM
- Costes adicionales: 1 €/mes botón click to call, 9,95 €/mes API Voice, etc.
Descripción: no tiene opción gratuita pero sí una prueba de 30 días sin coste alguno con hasta 10 extensiones. El coste con este provedor dependerá de las extensiones que queramos utilizar porque se paga un euro por cada una además de un coste por minuto de llamadas salientes (2,9 céntimos el minuto a móviles y 1 cént./min a fijos nacionales e internacionales). No tiene CRM propio y esconde algún coste adicional como el de un euro al mes por el botón “click to call” o 9,95 euros al mes por el API Voice, que no es otra cosa que pagar por funciones como la de grabación de llamadas o transcripción, elementos todos que son gratis en Zadarma.
- VoIPStudio:
- 30 días de prueba gratuita
- Coste de llamadas: desde 1 cént./min
- No tiene CRM
- Costes adicionales: precios ascendentes desde 3,99 euros al mes por número por 30 extensiones.
Descripción: También con 30 días de prueba gratuita está VoIPStudio, que además promete que, sin permanencia o complicaciones, podríamos utilizar sus servicios desde 3,99 euros al mes. Aunque esto no es del todo cierto ya que, si bien es cierto que ofrece todas sus funciones por este precio, luego hay que sumarle un coste de 3,99 euros al mes por número (cosa que viene incluida en cualquier tarifa de Zadarma o tiene un coste mucho menor, apenas 1 euro al mes) y pago por minuto de las llamadas salientes desde un céntimo el minuto. Y, además, este coste de 3,99 euros al mes es por usuario mientras que en la que hemos tomado como referencia, podemos tener hasta 30 extensiones gratis. Si queremos dar un salto a su Plan 2000, que tiene 2.000 minutos al mes por usuario, el coste es de 14,99 euros al mes por cada uno.
- Ringover:
- 7 días de prueba gratuita
- Tarifas mensuales hasta 49 €/mes
- Costes extra (incluidos con tarifas más caras): integración CRM, supervisión en tiempo real, etc.
Descripción: otra con prueba gratuita es Ringover, aunque sólo de 7 días. Pero en honor al a verdad se pueden probar todas las funciones de su centralita virtual que son similares a las del resto. Ahora bien, al contrario que Zadarma que sus tarifas hacen que se amplíen las funciones que tienes desde el primer minuto, con esta empresa hay algunas como la integración de CRM o la supervisión en tiempo real sólo está disponible en según tarifa mensual, y evidentemente no es en la más barata. Además, si queremos librarnos de la permanencia de un año, también nos saldrá más caro ya que su tarifa Smart de 19 euros al mes pasará a 24 € mensuales y la Power, subirá de 39 euros al mes a 49 euros/mes. Entre sus novedades para 2024 ha sido la integración de la IA en el análisis de las llamadas a través de un servicio extra llamado empower que tiene prueba grautita pero un coste extra posterior y la prospección automatizada para las ventas mediante su producto Cadence.
- Aircall:
- Prueba gratuita indeterminada
- Sin información de las funciones concretas de su centralita virtual
- Sin precios: todo es mediante entrevista con un vendedor
Descripción: Aircall también ofrece una prueba gratuita y presumen de que empresas como Glovo o Spotahome utilizan sus servicios. Pero su página web carece de información sobre las funciones que hay en su centralita virtual más allá de que la podemos conectar a las herramientas de CRM favoritas o que podemos hacer una portabilidad del número profesional. Todo pasa por solicitar una demo y que nos contacte uno de sus comerciales cuando, por comparar, en el caso de Zadarma, en apenas 10 minutos podemos tener funcionando la centralita virtual de forma gratuita, sin coste y de forma transparente.
- Fonvirtual
- Sin prueba gratuita
- Sin precios públicos
- Propuesta modular, se paga por cada función que se incluye
Descripción: ofrece todas las funciones posibles al usuario y la posibilidad de configurar la centralita a su gusto, con las que necesite. Ahora bien, no se sabe el coste hasta que se hace el pedido a la empresa, se rellena un formulario y recibe la propuesta por lo que no es posible comparar con las demás dado que no tiene precios fijos. Esta empresa apuesta por la fórmula de “no pagues por lo que no necesitas”, pero cuando otras te las dan gratis, tampoco es que sea un problema tenerlas. Recientemente han añadido funciones de venta conversacional, software de telemarketing y cobro telefónico.
- Telefácil
- Opción más cara
- Cobro por uso de centralita virtual (24,20€)
- Cobro por número virtual (6,05€)
- Cobro por grabaciones de llamadas (12,10€)
- Cobro por SIP Trunk (24,20€)
- Cobro por minuto de llamada saliente mediante tarifa plana de hasta 49,61 €/mes (2000 minutos)
Descripción: se ofrece no sólo como una centralita virtual sino como un sistema de gestión de la plantilla con funciones extra como puede ser el control de la jornada laboral. Es, con diferencia, la que sale más cara – incluso con el mes inicial gratis – porque cobra por casi todo empezando por 24,20 euros mensuales por el uso de la centralita virtual, 6,05 euros por cada número virtual o por el botón web, 12,10 euros por las grabaciones de llamadas o 24,20 euros por el SIP Trunk, es decir, por el sistema que hace funcionar todo – o lo que es lo mismo, si no pagamos esto, no funciona nada de lo demás -. Además, hay que pagar tanto por cada minuto de llamada saliente como por los desvíos.
- Sidial
- Sin precio público, todo pasa por contactar con un comercial
- Funciones limitadas: no cuenta con CRM o análisis avanzado de llamadas, CRM o integración con alguno.
Descripción: SiDial centra su propuesta en su apuesta por la “nube”, algo que está en el ADN de cualquier centralita virtual o servicio de telefonía IP, por lo que no es algo especial. Tiene una lista de funciones muy limitada y no hay en su web ninguna opción de probar su sistema sin pasar por una demo gestionada por uno de sus comerciales.
- Net2phone
- Funciones básicas de centralita Virtual
- Sin precio público, todo pasa por contacto con un comercial
Descripción: Net2Pphone pasa por ser una de las ofertas más limitadas ya que trae las opciones básicas en su centralita virtual que es más una excusa para intentar colocar sus otros servicios y productos como el Trunk SIP, el software para el contact center o, sobre todo, sus tarifas para conexiones de Internet mediante Fibra o para teléfonos móviles.
- Numintec
- Funciones muy básicas de centralita virtual como enrutamiento de llamadas o grabación (sin trascripción)
- No tiene precios públicos, todo pasa por contacto para una demo.
- Ofrece integración de líneas móviles en el sistema de la empresa
Descripción: Numintec tiene una oferta bastante básica en cuanto a funciones de la centralita virtual pero no se puede saber el coste para valorar si llegaría a ser competitivo. No hay competencia y permite la integración de líneas móviles, aunque no especifica si es a través de números virtuales – lo que sería común para el resto de ofertas -. En el lado positivo indican que no tiene permanencia pero promete una analítica de datos en la que no especifica si integra tecnologías de última generación como la transcripción de voz a texto.
Conclusión y recomendaciones
Aun en 2024, Zadarma sigue ofreciendo una propuesta imbatible en el mercado. Es la única que permite que cualquier empresa monte un sistema de centralita virtual con CRM sin gastarse ni un euro y sin compromiso. A cambio se obtienen todas las funciones desde el primer minuto, es decir, un sistema totalmente funcional sin pagos ocultos o limitaciones más allá de ampliar las que ya se tienen con las diferentes tarifas. Y todo de manera transparente, sin precios ocultos, contactos de comerciales y con la posibilidad de auto-gestionarse en minutos cualquier detalle. Además, no paran de llegar funciones como el Call Whispering que, por su filosofía, siempre se integran de forma gratuita, no hay que pagar más para tenerlas o probarlas.
Es, por tanto, de cara a este año, la opción recomendable y óptima para montar una centralita virtual o un servicio de telefonía en la nube tanto para pequeñas y medianas empresas (PYMEs) como para compañías de cualquier otro tipo de tamaño.